内容証明郵便とは?

皆様、こんにちは。

司法書士の北村でございます。

 

内容証明郵便についてよく耳にされるかと思いますが、あまり内容についてご存じない方も多いようですので、本日は内容証明郵便てどのようなものなのか、主にどのような場面に使われるか記載したいと思います。

 

内容証明郵便とは?

内容証明郵便について郵便局のホームページによると「いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって当社が証明する制度です。」と記載されております。

つまり①文書の内容②宛先③発信者を日本郵便が証明してくれる郵便局のサービスです。

内容証明郵便を利用することで、「郵便物を受け取った相手が届いていない」や「そのようなことは知らない」とシラを切られることを防ぐことができ、文書を送ったということを証明する手段として用いることができます。

 

内容証明の出し方

内容証明郵便は紙ベースのものと電子内容証明サービスのものがあります。

 

紙ベースのものの形式

・縦書きの場合:1行20字以内、1枚26行以内

・横書きの場合は3通り

        :1行20字以内、1枚26行以内

        :1行13字以内、1枚40行以内

        :1行26字以内、1枚20行以内

※2枚以上になる場合は、契印が必要です。

 

差し出すことができる郵便局は集配郵便局および支社が指定した郵便局です。

内容証明郵便は郵便局の窓口に以下のものを提出します。

・送付文書 3通(受取人に送付するもの、差出人、郵便局が保管するもの)

・差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒

・郵便料金

 

電子内容証明

インターネットを通じて、内容証明郵便を24時間発送できるサービスです。

書式は以下のとおりです。

 

・文書作成ソフト:word

・文書枚数:最大5枚まで

・文字ポイント:10.5ポイント以上145ポイント以下

・余白 上左右:1.5cm以上 下:7cm以上(全ページ)

※紙ベースの内容証明郵便は1枚520文字以内と定められておりますが、電子内容証明は文字数の制限はありません。

 

内容証明の使い方

内容証明郵便には法的効力はございませんが、相手方に心理的プレッシャーをかけたり、内容を通知したことを証明する証拠に使用できます。

 

例1.契約の解除

例えば家賃滞納による賃貸借契約を解除する場合、相手方に家賃の督促と一定期間内に滞納賃料の支払いがないことを条件に賃貸借契約を解除する旨由の通知を行う必要があります。この通知を口頭や普通郵便で送付した場合、相手方に通知したことを証明するものが何も残らなくなります。そこで、内容証明郵便で送付することで送付した内容まで証明できますので、後々のトラブルを防ぐことができます。

 

例2.債権回収を図る場合

相手方と交渉しても支払ってくれる様子がない場合、内容証明郵便は効果的です。

普通郵便と違って債権者の本気度を相手方に示すことができます。内容証明郵便自体には法的拘束力はありませんが、法的紛争に持ちこむとのシグナルを相手に送ることになりますので、債務者としても軽々に無視できなくなります。(相手方が任意に払ってくれる様子を見せているときに内容証明郵便を送付すると喧嘩を吹っ掛けられたと思われて逆効果になることもあります。)

 

まとめ

内容証明郵便は決められた形式があります。形式をよく理解して文書を作成することが必要となります。

また、証拠能力を持った相手方への通知手段として内容証明郵便は使われます。内容証明郵便を送るだけで相手方には心理的プレッシャーをかけることができます。場合によっては、内容証明郵便を送るだけで解決できることもあります。一方で相手方を委縮させ逆効果になる場合もあります。使用方法を誤れば却って問題を拗らすこともあります。ご判断に迷われましたら専門家へのご相談をおすすめいたします。

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